La Legislación Archivística de un país deviene en importante instrumento de gestión para los que tienen la tarea de preservar el Patrimonio Documental de los pueblos. Sus regulaciones y alcances, con sus aciertos y desaciertos, regulan de manera natural la vida del documento y la actividad de sus Archivos. Sin embargo, poco se ha escrito en materia de los preceptos que cada país debe regular en el orden de gestionar sus Archivos y documentos.
Existe una clara concepción, en el orden práctico, de la importancia de que los países tengan una legislación que respalde los procedimientos de sus receptivos Archivos en su gestión. En la medida en que estos procederes sean más precisos y encausen los problemas de una forma más real y oportuna, será más dinámico el Sistema de Gestión Documental implementado.
Es indiscutible el papel regulador del Derecho para fomentar una cultura archivística que permita la adecuada gestión, preservación, tratamiento y posterior servicio de la masa documental que se genera en las organizaciones.
Doctrinalmente se ha llamado Legislación Archivística, a las disposiciones jurídicas que se emiten en un país determinado para regular y establecer los procedimientos generales de la gestión documental y proteger su patrimonio documental.
La protección jurídica de los documentos y Archivos de un país son el objeto fundamental de cualquier disposición que en esta materia se expida. No obstante, hay un grupo de procesos archivísticos conexos que requieren también protección legal en el enfoque de regular íntegramente los registros y lograr el resultado final: brindar un servicio con ellos.
Un elemento importante a regular se presenta a la hora de definir documento pues, amén de otros elementos configurativos, se debe asumir una postura amplia y no objetiva en cuanto al soporte en que se puede presentar el registro. El espíritu normativo no debe ir en función de restringir las formas que el soporte puede adoptar, siempre con una perspectiva muy amplia del asunto. Esto se traduce en que se puede presentar en piedra, papiro, metal, papel, digital u otro que el futuro pueda surgir y que no se haya percibido aún. Este análisis es sumamente importante, se reitera, pues todos los demás preceptos que se regulan, relativos al tratamiento, valoración y acceso documental, le serán aplicables al registro público sin importar su formato.
Como se aprecia esta reflexión está dada hoy, por la protección de los documentos en digital. Un error en este sentido, dejaría sin protección, en la práctica, a miles de expedientes digitales que devienen en históricos y que quedan a la merced de una depuración sin control por las organizaciones.
CONCLUSIONES
La Legislación Archivística deviene, más, en herramienta de trabajo de los ejecutores y decisores en materia de Gestión Documental. Sus disposiciones alcanzan a todas las personas jurídicas y naturales de una sociedad pues a la producción documental no escapa nadie como tampoco se escurre del marco jurídico nacional.
El documento es el bien jurídicamente más importante de la Legislación Archivística y es, su preservación, el principio fundamental en la teoría y la praxis. La necesaria protección de los registros generados y que los se producirán el futuro, su tratamiento, conservación y puesta al servicio de usuarios devienen como el objeto de protección más relevante en este ámbito.
Los Archivos, como entidades públicas, son objeto de protección en el ámbito legislativo. Estos son conservadores de la documentación generados por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de trasparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del documento y la función cultural de los mismos.
Las regulaciones deben propiciar que los Archivos cumplan el rol que les corresponde por derecho propio en el cumplimento de las funciones y el actuar de estas organizaciones, en la sociedad de derecho. Es menester entonces, solo aplicarlas y darles ese papel preponderante y trasversal que tienen para y por la gestión de una sociedad moderna.
La legislación archivística debe dar un enfoque integral, sistémico y holístico a la protección jurídica del documento y Archivos independientemente de las etapas de su ciclo vital, enfatizando en una visión de proteger el patrimonio nacional.
*Tomado de ww.scielo.edu.uy. Resumido de «Legislación archivística: reflexiones doctrinales» de Yorlis Delgado, Abril 2021